商品が破損するとダメージ報告書を作成して発送元の国へ送るルールになっているようです。
そのダメージ報告書が相手国の郵便局へ届いていないとのことで相手が大変困っています。
その報告書がないと損害補償はされません。
I went to talk with the postal office manager in order to speed up the process for you to receive the document.
The followings were the answers.
It is highly unlikely that your post office has not received the document. The record shows that a registered mail was sent from Kawasaki Higashi Postal Office in Japan.
So the damage claim was sent directly from the Japanese postal office to your postal office through the registered mail. (The office cannot locate the exact number of the registered mail, so the number below was given to me as the most likely number.)
以下大まかな訳
再度郵便局員と会い早く文書があなたに得られる方法を尋ねた上での
回答です。
川崎東郵便局（日本）よりドイツの担当郵便局へ書留で送っているので
届いていないということはほぼありえない。
以下書留番号の中にダメージ報告文書を入れて送ったはず？だが
どの番号で送ったかまで管理していないのであくまで推測。